Viele Betriebe starten als Einzelunternehmen und stellen nach einigen Jahren fest, dass die Rechtsform nicht mehr zur Größe oder zum Risiko der Tätigkeit passt. Der Wechsel in eine GmbH ist möglich, verläuft aber nicht als einfache Umbenennung. Dieser Überblick beschreibt die typischen Anlässe, die möglichen Wege und das, was sich für Verträge, Register und Beschäftigte ändert.

Typische Anlässe für den Wechsel

Der häufigste Auslöser ist die Haftung. Im Einzelunternehmen haftet die Inhaberin oder der Inhaber persönlich und unbeschränkt; mit wachsendem Auftragsvolumen, größeren Projekten oder steigender Mitarbeiterzahl wächst dieses Risiko mit.

Ein zweiter Anlass ist die Beteiligung weiterer Personen. Ein Einzelunternehmen kennt keine Anteile, die übertragen werden können. Wer Partner aufnehmen, Nachfolge vorbereiten oder Schlüsselkräfte beteiligen möchte, braucht eine Struktur mit Geschäftsanteilen.

Dazu kommen Anforderungen von außen: Manche Auftraggeber, Ausschreibungen oder Kooperationspartner erwarten eine Kapitalgesellschaft. Auch eine geplante Übergabe an die nächste Generation lässt sich in einer GmbH meist geordneter abbilden.

Ein weiterer, oft übersehener Anlass ist die Organisation im Betrieb selbst. Mit der GmbH entstehen Organe, Zuständigkeiten und Beschlusswege, die bei mehreren Beteiligten für Klarheit sorgen. Wer bisher alle Entscheidungen allein getroffen hat, gewinnt dadurch Struktur, verliert aber auch an Formlosigkeit.

Was sich rechtlich tatsächlich ändert

Wichtig ist das Grundverständnis: Es wechselt nicht ein bestehender Rechtsträger die Form. Die GmbH ist ein neuer, eigener Rechtsträger, der erst mit der Eintragung im Firmenbuch entsteht (Quelle: USP). Das bisherige Einzelunternehmen wird auf diesen neuen Rechtsträger übertragen.

Daraus ergeben sich alle weiteren Fragen: Was genau geht über, wann, mit welchen Nachweisen, und wer muss dem zustimmen.

Zwei Wege: Neugründung oder Einbringung

Der erste Weg ist eine gewöhnliche Neugründung der GmbH, gefolgt von der Übertragung des Betriebs oder einzelner Wirtschaftsgüter. Das ist übersichtlich, wenn wenig Substanz zu übertragen ist, etwa bei überwiegend persönlicher Dienstleistung ohne nennenswertes Anlagevermögen.

Der zweite Weg ist die Einbringung: Dabei wird der Betrieb oder Teilbetrieb als Sacheinlage auf die übernehmende Kapitalgesellschaft übertragen. Dafür sind eine Bilanz zum Einbringungsstichtag und ein Einbringungsvertrag zwischen der einbringenden Person und der Gesellschaft erforderlich (Quelle: USP). Ob dieser Vorgang unter das Umgründungssteuergesetz fällt und damit ertragsteuerneutral erfolgen kann, ist an Voraussetzungen geknüpft und im Einzelfall mit der steuerlichen Vertretung zu klären.

Vorbereitung: Bestandsaufnahme und Stichtag

Vor der Entscheidung steht die Aufstellung dessen, was zum Unternehmen gehört: Anlagevermögen, Vorräte, offene Forderungen, Verbindlichkeiten, Leasing- und Mietverträge, Versicherungen, Lizenzen, Genehmigungen, Kundenverträge und laufende Aufträge.

Diese Bestandsaufnahme bestimmt den Aufwand. Je mehr Verträge und Vermögenswerte betroffen sind, desto wichtiger wird eine strukturierte Übertragung mit klaren Anlagen zum Vertrag.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Vermögenswerte mit eigenen Formerfordernissen, etwa Liegenschaften, sowie Rechte, die an die Person gebunden sind. Auch Förderungen, Zertifizierungen und Konzessionen sollten daraufhin geprüft werden, ob sie auf einen neuen Rechtsträger übergehen können.

Beide Wege brauchen einen Stichtag, zu dem das Unternehmen auf die GmbH übergeht. Er ist der Bezugspunkt für Bilanz, Vertrag und die interne Abgrenzung von Einnahmen und Ausgaben.

Ist das Umgründungssteuergesetz anwendbar, kann die Vermögensübertragung ausnahmsweise mit ertragsteuerlicher Wirkung auf einen bis zu neun Monate zurückliegenden Stichtag rückbezogen werden (Quelle: USP). Praktisch bedeutet das Fristen, die einzuhalten sind, und eine Planung, die früh beginnen sollte.

Was mit Verträgen passiert

Verträge gehen nicht automatisch auf die GmbH über. Damit Rechte und Pflichten aus bestehenden Verträgen übergehen, ist grundsätzlich die Zustimmung des jeweiligen Vertragspartners erforderlich. Das betrifft typischerweise Mietverträge, Leasingverträge, Lieferantenrahmenverträge, Versicherungen, Lizenzen und laufende Kundenverträge.

Diese Zustimmungen sollten frühzeitig eingeholt werden. Ein Vermieter, der erst nach dem Stichtag gefragt wird, kann die Übertragung erheblich verzögern oder an Bedingungen knüpfen.

Praktisch bewährt hat sich eine Liste aller laufenden Verträge mit Ansprechpartner, Kündigungsfrist und Status der Zustimmung. Sie zeigt, welche Punkte den Zeitplan bestimmen, und verhindert, dass einzelne Verträge nach der Eintragung ungeklärt beim bisherigen Rechtsträger verbleiben.

Was mit den Arbeitsverhältnissen passiert

Anders verhält es sich bei den Beschäftigten. Bei einem Betriebsübergang werden die bestehenden Arbeitsverhältnisse nach dem Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz automatisch übernommen, wenn die wesentlichen Teile des Unternehmens übernommen und weitergeführt werden. Dazu zählen unter anderem Betriebsräume, Betriebsausstattung, Maschinen und Geräte sowie der Kundenstock (Quelle: WKO).

Die zum Übernahmezeitpunkt bestehenden Arbeitsbedingungen bleiben aufrecht, ebenso Ansprüche wie Urlaub oder Vordienstzeiten. Führt ein mit dem Übergang verbundener Kollektivvertragswechsel zu einer wesentlichen Verschlechterung, sieht das Gesetz eigene Rechte für die Betroffenen vor. Eine schriftliche Information der Belegschaft ist in der Praxis der Mindeststandard.

Gewerbeberechtigung und behördliche Anzeigen

Die GmbH benötigt eine eigene Gewerbeberechtigung, die auf sie lautet. Bei Umgründungen, zu denen auch die Einbringung zählt, geht die bestehende Berechtigung auf das Nachfolgeunternehmen über; die Berechtigung entsteht mit dem Zeitpunkt der Eintragung der Umgründung im Firmenbuch, sofern die gewerberechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Quelle: USP).

Zu beachten ist die Frist: Der Rechtsübergang ist innerhalb von sechs Monaten nach der Eintragung im Firmenbuch bei der Gewerbebehörde anzuzeigen. Bei Übernahmen, die keine Umgründung sind, etwa Kauf oder Schenkung, ist dagegen eine neue Gewerbeberechtigung zu begründen.

Firmenbuch und Firmenwortlaut

Die GmbH wird beim Firmenbuchgericht angemeldet und eingetragen. War das Einzelunternehmen selbst im Firmenbuch eingetragen – das ist bei Überschreiten der gesetzlichen Umsatzgrenzen verpflichtend –, ist auch dessen Löschung zu veranlassen.

Der bisherige Firmenwortlaut kann unter Umständen fortgeführt werden, muss aber um den Rechtsformzusatz ergänzt werden. Ob eine Fortführung zulässig ist, sollte vor der Anmeldung geklärt werden, weil daran auch die Wiedererkennbarkeit am Markt hängt.

Zu klären ist außerdem, ob im Zuge der Übernahme ein Haftungsausschluss vereinbart und im Firmenbuch ersichtlich gemacht werden soll. Solche Vereinbarungen wirken nicht rückwirkend und sind rechtzeitig vor der Übernahme zu treffen.

Umstellung im laufenden Betrieb

Mit der Eintragung beginnt die Umstellung des Tagesgeschäfts: neues Geschäftskonto, Rechnungen auf die GmbH mit neuer Steuernummer und neuem Firmenwortlaut, angepasste Geschäftspapiere, Impressum und Website, Änderung bei Zahlungsdienstleistern, Domains und Registrierkasse.

Hinzu kommen die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung, die Dienstgebermeldungen für die übernommenen Beschäftigten und, bei Kapitalgesellschaften, die strengeren Regeln der Rechnungslegung samt Offenlegung des Jahresabschlusses. Kunden, Lieferanten, Banken und Versicherungen sollten aktiv informiert werden.

Was die Haftungsbeschränkung leistet und was nicht

Die GmbH haftet für ihre Verbindlichkeiten grundsätzlich selbst. Das gilt jedoch erst ab der Eintragung und nur für Verbindlichkeiten der Gesellschaft.

Für Altverbindlichkeiten aus der Zeit des Einzelunternehmens bleibt die frühere Inhaberschaft in der Verantwortung, und persönliche Bürgschaften gegenüber Banken oder Leasinggebern bleiben bestehen, bis sie ausdrücklich entlassen werden. Auch geschäftsführende Gesellschafter haften bei Pflichtverletzungen persönlich. Die Rechtsform ersetzt daher weder sorgfältiges Wirtschaften noch einen passenden Versicherungsschutz.

Häufige Fragen

Kann ein Einzelunternehmen einfach in eine GmbH umbenannt werden?

Nein. Die GmbH ist ein neuer Rechtsträger, der mit der Firmenbucheintragung entsteht. Das Unternehmen wird auf diesen Rechtsträger übertragen, entweder im Rahmen einer Einbringung oder durch Übertragung einzelner Wirtschaftsgüter.

Müssen alle Vertragspartner zustimmen?

Für den Übergang von Rechten und Pflichten aus Verträgen ist grundsätzlich die Zustimmung des jeweiligen Vertragspartners erforderlich. Arbeitsverhältnisse gehen dagegen bei einem Betriebsübergang automatisch über.

Was passiert mit der Gewerbeberechtigung?

Bei einer Umgründung geht sie auf das Nachfolgeunternehmen über, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind. Der Rechtsübergang ist innerhalb von sechs Monaten nach der Firmenbucheintragung bei der Gewerbebehörde anzuzeigen.

Ändert sich für die Beschäftigten der Arbeitsvertrag?

Die bestehenden Arbeitsverhältnisse werden mit den bisherigen Bedingungen übernommen. Vordienstzeiten und Ansprüche bleiben erhalten; der Arbeitgeber wechselt.

Wie lange dauert der Wechsel?

Das hängt von der Zahl der zu übertragenden Verträge und Vermögenswerte ab sowie davon, wie rasch Zustimmungen vorliegen. Die notwendigen Fristen rund um Stichtag, Firmenbuch und Gewerbeanzeige sollten von Beginn an eingeplant werden.

Zwei weitere Beiträge dieser Reihe erklären den Ablauf einer GmbH-Gründung in Österreich und wann OG oder KG die passende Rechtsform sind. Den Einstieg ins Thema bietet der Übersicht der Rechtsformen.

Quellen