Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist eine juristische Person mit eigener Rechtspersönlichkeit. Für ihre Verbindlichkeiten haftet grundsätzlich nur sie selbst. Bis dahin ist allerdings eine feste Abfolge von Schritten zu durchlaufen. Dieser Überblick beschreibt den Weg von den ersten Festlegungen bis zu den Meldungen nach der Eintragung.

Die Eckpunkte vor dem ersten Entwurf

Am Anfang stehen Entscheidungen, die den späteren Gesellschaftsvertrag prägen: Wer beteiligt sich, in welchem Verhältnis, mit welchen Einlagen? Wer übernimmt die Geschäftsführung, und wie soll vertreten werden?

Eine GmbH kann von einer oder von mehreren Personen errichtet werden; Gesellschafter können natürliche und juristische Personen sein. Je mehr Beteiligte, desto wichtiger sind klare Regeln für Beschlüsse, Gewinnverwendung und den Fall, dass jemand ausscheiden möchte.

Sinnvoll ist außerdem, den zeitlichen Ablauf früh zu skizzieren. Vertragsentwurf, Kontoeröffnung, Beurkundung, Firmenbuchanmeldung und Gewerbeanmeldung bauen aufeinander auf; ein fixer Starttermin für das operative Geschäft sollte erst gesetzt werden, wenn die Abfolge realistisch geplant ist.

Firma, Sitz und Unternehmensgegenstand

Der Firmenwortlaut muss Unterscheidungskraft besitzen, darf nicht irreführen und muss den Rechtsformzusatz „Gesellschaft mit beschränkter Haftung" oder eine geläufige Abkürzung enthalten. Ob ein gewünschter Wortlaut zulässig ist, klärt man vor der Beurkundung; die Wirtschaftskammer bietet dazu eine Vorabprüfung an.

Als Sitz ist ein Ort im Inland festzulegen, an dem die Gesellschaft einen Betrieb hat, die Geschäftsleitung sitzt oder die Verwaltung geführt wird. Der Unternehmensgegenstand beschreibt die Tätigkeit und sollte weder zu eng noch beliebig weit gefasst sein, weil er auch für die spätere Gewerbeanmeldung eine Rolle spielt.

Stammkapital und Stammeinlagen

Das Stammkapital einer GmbH muss mindestens 10.000 Euro betragen; davon ist grundsätzlich die Hälfte bei der Gründung bar einzuzahlen (Quelle: USP). Es setzt sich aus den Stammeinlagen der einzelnen Gesellschafter zusammen, deren Höhe im Gesellschaftsvertrag festzuhalten ist.

Das Stammkapital ist kein Betrag, der gebunden bleibt: Er steht der Gesellschaft nach der Eintragung als Betriebsmittel zur Verfügung. Wird statt Geld Vermögen eingebracht, liegt eine Sachgründung vor, für die zusätzliche Anforderungen an Bewertung und Nachweis gelten.

Bei der Höhe des Stammkapitals ist neben dem gesetzlichen Mindestbetrag der tatsächliche Kapitalbedarf zu bedenken. Wer exakt den Mindestbetrag einzahlt und daraus sofort laufende Ausgaben bestreitet, hat rasch keine Substanz mehr. Die Kapitalausstattung ist damit weniger eine formale als eine betriebswirtschaftliche Frage.

Gesellschaftsvertrag und Notariatsakt

Der Gesellschaftsvertrag bedarf grundsätzlich der Form des Notariatsakts. Zwingender Mindestinhalt sind Firma und Sitz, der Gegenstand des Unternehmens, die Höhe des Stammkapitals und der Betrag der von jedem Gesellschafter zu leistenden Stammeinlage.

Darüber hinaus lassen sich Punkte regeln, die im Streitfall entscheidend sind: Mehrheitserfordernisse, Gewinnverteilung, Abtretung von Geschäftsanteilen, Aufgriffsrechte, Nachfolge oder das Ausscheiden von Gesellschaftern. Diese Fragen später zu ändern, ist aufwendiger als sie gleich zu Beginn zu klären.

Zu beachten ist außerdem, dass auch die spätere Übertragung von Geschäftsanteilen an Formvorschriften gebunden ist. Wer von vornherein mit wechselnden Beteiligungen rechnet, sollte die entsprechenden Abläufe im Vertrag mitdenken.

Die vereinfachte Gründung über das USP

Unter bestimmten Voraussetzungen kann von der notariellen Errichtung abgesehen werden. Die vereinfachte Gründung steht im Unternehmensserviceportal zur Verfügung: Die Erklärung über die Errichtung der Gesellschaft erfolgt mit elektronischer Signatur, Notariatsaktpflicht und Beglaubigung für die Firmenbuchanmeldung entfallen (Quelle: USP, WKO).

Dieser Weg ist auf einfache Konstellationen zugeschnitten. Die Errichtungserklärung darf nur den gesetzlichen Mindestinhalt aufweisen; individuelle Regelungen sind damit nicht möglich. Die Identitätsfeststellung und die Musterzeichnung erfolgen bei jener Bank, bei der das Konto eröffnet und die Einlage eingezahlt wird.

Geschäftsführung und Vertretung

Die GmbH benötigt mindestens eine Geschäftsführerin oder einen Geschäftsführer. Bestellt werden sie im Gesellschaftsvertrag oder durch Gesellschafterbeschluss. Festzulegen ist außerdem, ob einzeln oder gemeinsam vertreten wird.

Für das Firmenbuch sind eine Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und die Musterzeichnung erforderlich. Die gewerberechtliche Geschäftsführung ist davon zu unterscheiden: Sie betrifft die Befähigung für das Gewerbe und muss nicht in derselben Person liegen.

Die handelsrechtliche Geschäftsführung trägt gegenüber der Gesellschaft eigene Sorgfaltspflichten. Dazu zählen die ordnungsgemäße Buchführung, die rechtzeitige Einberufung der Generalversammlung und die Beobachtung der wirtschaftlichen Lage.

Konto, Bankbestätigung und Anmeldung zum Firmenbuch

Vor der Anmeldung zum Firmenbuch wird ein Konto auf die Gesellschaft in Gründung eröffnet und die bar zu leistende Einlage eingezahlt. Die Bank bestätigt die Einzahlung schriftlich.

Diese Bankbestätigung ist Teil der Anmeldeunterlagen. Sie muss belegen, dass der Betrag zur freien Verfügung der Geschäftsführung steht.

Die Anmeldung erfolgt beim zuständigen Firmenbuchgericht, das beim jeweiligen Landesgericht eingerichtet ist. Sie wird in der Regel elektronisch eingebracht.

Beizulegen sind üblicherweise der Gesellschaftsvertrag beziehungsweise die Errichtungserklärung, die Bankbestätigung, die Musterzeichnungen und die Erklärungen der Geschäftsführung. Bei der vereinfachten Gründung übermittelt das Kreditinstitut die erforderlichen Unterlagen direkt an das Firmenbuchgericht.

Prüfung, Eintragung und Haftung

Das Gericht prüft die Anmeldung und kann Verbesserungen auftragen. Erst mit der Eintragung in das Firmenbuch entsteht die GmbH als juristische Person; vorher besteht die Gesellschaft als solche nicht (Quelle: USP).

Das hat praktische Folgen. Wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft Geschäfte abschließt, geht ein persönliches Risiko ein. Verträge, Bestellungen und Beauftragungen sollten daher zeitlich auf die Eintragung abgestimmt werden.

Gewerbeanmeldung

Für die Ausübung eines Gewerbes braucht die Gesellschaft eine eigene Gewerbeberechtigung. Voraussetzung ist unter anderem die Eintragung im Firmenbuch, das Fehlen von Gewerbeausschlussgründen bei Personen mit maßgeblichem Einfluss und – bei reglementierten Gewerben – ein Befähigungsnachweis (Quelle: USP).

Erbringt niemand in der Gesellschaft den Befähigungsnachweis selbst, ist eine gewerberechtliche Geschäftsführerin oder ein gewerberechtlicher Geschäftsführer zu bestellen. Die Anmeldung ist bei der Gewerbebehörde des Betriebsstandorts vorzunehmen; sie ist gebührenfrei und wird bei Vorliegen aller Voraussetzungen sofort rechtswirksam.

Meldungen und laufende Pflichten nach der Eintragung

Nach der Eintragung folgen die Meldungen an das Finanzamt, unter anderem für die steuerliche Erfassung und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hinzu kommen die sozialversicherungsrechtlichen Meldungen für die geschäftsführenden Gesellschafter und, sobald Personal beschäftigt wird, die Anmeldung der Dienstnehmerinnen und Dienstnehmer vor Arbeitsantritt.

Für Einzelunternehmen und Ein-Personen-GmbHs lassen sich mehrere dieser Schritte gebündelt über das Unternehmensserviceportal erledigen. Ob die Begünstigungen des Neugründungs-Förderungsgesetzes in Anspruch genommen werden können, ist im Zuge der Gründung zu prüfen und entsprechend zu erklären; die Erklärung ist rechtzeitig vorzulegen, weil sie sich auf Gebühren auswirkt, die andernfalls anfallen.

Mit der Eintragung beginnen Pflichten, die dauerhaft bestehen: Rechnungslegung nach den Regeln für Kapitalgesellschaften, Offenlegung des Jahresabschlusses beim Firmenbuch, laufende steuerliche Meldungen und die Pflichtangaben auf Geschäftspapieren und der Website.

Änderungen bei Firma, Sitz, Geschäftsführung oder Gesellschafterstruktur sind zum Firmenbuch anzumelden. Auch die Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer gehört zu den wiederkehrenden Aufgaben.

Im Alltag unterschätzt wird schließlich die saubere Trennung der Sphären: Die GmbH ist ein eigener Rechtsträger mit eigenem Vermögen. Zahlungen zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern brauchen eine Grundlage und eine nachvollziehbare Verbuchung. Wer Privates und Betriebliches vermischt, gefährdet genau jene Klarheit, wegen der die Rechtsform gewählt wurde.

Häufige Fragen

Ab wann besteht die Haftungsbeschränkung?

Mit der Eintragung im Firmenbuch. Vorher existiert die Gesellschaft als juristische Person nicht, und wer für sie auftritt, trägt ein persönliches Risiko.

Kann eine GmbH ohne Notariat gegründet werden?

Unter bestimmten Voraussetzungen ja, über die vereinfachte Gründung im Unternehmensserviceportal. Dieser Weg ist auf den gesetzlichen Mindestinhalt beschränkt; individuelle Vertragsgestaltungen erfordern die notarielle Errichtung.

Wie viel Stammkapital ist erforderlich?

Das Mindeststammkapital beträgt 10.000 Euro, davon ist grundsätzlich die Hälfte bar einzuzahlen. Der Betrag steht der Gesellschaft danach als Betriebsmittel zur Verfügung.

Genügt die Firmenbucheintragung, um tätig zu werden?

Nein. Für gewerbliche Tätigkeiten ist zusätzlich eine Gewerbeberechtigung erforderlich, die auf die Gesellschaft ausgestellt sein muss.

Muss die Geschäftsführung auch die gewerbliche Befähigung mitbringen?

Nicht zwingend. Fehlt der Befähigungsnachweis, kann eine gewerberechtliche Geschäftsführerin oder ein gewerberechtlicher Geschäftsführer bestellt werden, der die Voraussetzungen erfüllt.

Zwei weitere Beiträge dieser Reihe erklären wann OG oder KG die passende Rechtsform sind und wie der Wechsel vom Einzelunternehmen zur GmbH abläuft. Den Einstieg ins Thema bietet der Übersicht der Rechtsformen.

Quellen